Prácticas Logísticas: EDI y Sistema Integrado

   EDI

"Es una comunicación rápida y fácil donde (...) se hace más ágil el intercambio electrónico de datos, por ahí van los pedidos, los sugeridos de mercancía para próximos eventos, en fin van toda la información que necesitan ambas empresas"  Gerente

El Éxito utiliza el sistema de intercambio electrónico de documentos comerciales y administrativos de computadora a computadora entre ellos y sus proveedores nacionales e internacionales. Por ejemplo, en los almacenes, el sistema EDI mide los niveles de inventarios según ventas y requerimientos, y partir de eso envía automáticamente la orden al proveedor. Esta plataforma tecnológica la utilizan para también para realizar las siguientes actividades:

•       Transferencia de fondos

•       Respuesta órdenes de compra

•       Requisición de cotizaciones

•       Factura

SISTEMA INTEGRADO Sistema 5 :

Es un software que permite ver todos las generalidades del abastecimiento de los productos que tienen un PLU con la compañia; por ejemplo,  se puede identificar escasez de producto, productos en tránsito, y producto activos. El programa tiene 8 parámetros básicos: niveles mínimos de inventarios, niveles máximos de inventarios, stock mínimos y máximos de inventarios, stocks de presentación de producto que está en los estantes, niveles de seguridad de inventario, rotación del producto,  y venta de producto; lo anterior es lo que hace que nunca se llegue a un stock de cero.

Este sistema funciona de la siguiente forma: Las registradoras funcionan como una terminal de apoyo que envía una información sobre cada operación de venta, de tal forma que al final del día se sabe con que inventario final se cuenta. Esa información se utiliza en un modelo de pronóstico y demanda, y con base a los parámetros básicos, y a otros logísticos como tiempo de entrega, frecuencia, tamaña de entrega, se calcula las necesidades de cada artículo para cada tienda. Esa información se transmite en forma de  pedido al proveedor o al centro de distribución por EDI. Al siguiente día las plataformas de recaudo y distribución reciben los artículos (se reabastecen)  y envían la mercancía a los almacenes. 

Sistema de Gestión de Centros de Distribución

El Sistema de Manejo de Almacenes WMS (Warehouse Management Sytstem) es un sistema de ejecución que maneja todas las actividades del centro de distribución. Esto implica que el sistema asigna las tareas a los operarios acorde a su perfil de trabajo, al equipo que utilizan, al área en la cual se encuentran y a la prioridad de la actividad.

El sistema provee un control del inventario y permite además un manejo efectivo de las actividades y equipos. La solución incluye el módulo de optimización de recursos, el cual considera las restricciones o los cuellos de botella potenciales, la fuerza laboral disponible, los equipos, los servicios de valor agregado, la complejidad de las ordenes y los requisitos de transporte que pueden afectar la ejecución de actividades y genera el plan de trabajo del día que incluye hora de liberación para recogida de orden, la proyección en la demanda de equipos del centro de distribución, estaciones de trabajo comprometidas para ensambles o servicios de valor agregado y además los horarios para preparar citas y atención en las puertas de recepción y despacho [1]. 

Sistema de Gestión de Optimización de Transporte y pago de fletes

El sistema TMS permitirá la planificación de rutas dinámicas diarias y de rutas fijas tanto de despacho como de recolección. Se planificarán en forma integrada las rutas de despacho de los distintos centros de distribución a nivel regional. El sistema está totalmente integrado con el WMS, recibe la información de los pedidos a despachar, planifica las rutas de despacho y envía la información de las rutas planificadas al WMS de modo que el proceso de preparación de los pedidos se realice en base a las rutas planificadas. 

Los beneficios del TMS:

1.Ahorro de costos porque maximiza la capacidad de carga de los vehículos 

2.Mejorar el servicio porque garantiza entregas seguras y oportunas según los requerimientos de los puntos de venta. 

3. Garantiza entregas optimizando tiempo, distancia y requerimiento de horarios.

La herramienta TMS también se utilizará para la determinación de los montos a pagar por concepto de servicios prestados por las diversas empresas de transporte [1].

Visibilidad y Gestión de Eventos

El sistema de visibilidad permite a todos los miembros de la cadena consultar información en línea de lo que está ocurriendo dentro de la red logística en tiempo real.

Beneficios:

Simplificación de consulta e intercambio de información entre los puntos de venta y los centros de distribución lo que reduce los costos y posibles errores asociados a esta actividad. 

Acceso a información que permite tener indicadores de rendimiento, automatizar el flujo de información, notificar los eventos y proveer visibilidad a Almacenes Éxito S.A. y a sus socios en la cadena de ejecución. 

Por otra parte, el sistema de gestión de eventos genera alarmas cuando las actividades no ocurren de acuerdo a la planificación lo que permite desarrollar una respuesta rápida a eventos inesperados por parte del encargado de tomar una decisión al respecto[1].

[1] Fuente: Almacenes Éxito S.A.: Visibilidad, gestión de eventos y soporte a toma de decisiones para cadenas de retail. Encontrado en http://www.webpicking.com/casos/tecsys08.htm